همانطور که می دانید برای برگزاری همایش ها و نمایشگاه ها و سمینارها و کنفرانس ها، باید اصول و قوانین خاصی را رعایت کرد. برای آشنایی با قوانین برگزاری همایش این بخش گهر را بخوانید. در ادامه مطالبی در مورد قوانین برگزاری نمایشگاه و راهنمای برگزاری همایشها می خوانید.
آئین نامه و قوانین برگزاری همایش ها و نمایشگاه ها
قوانین برگزاری همایش
آئین نامه تصویب شده هیأت وزیران در جلسه مورخ ۲۰/۸/۱۳۸۰ بنا به پیشنهاد شماره ۴۷۴۰ مورخ ۱۰/۲/۱۳۸۰ معاونت حقوقی و امور مجلس رییس جمهور و به استناد اصل یکصد و سی و هشتم قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران، در خصوص نحوه برگزاری گردهمایی‌های بین‌المللی :
آیین نامه نحوه برگزاری نمایشگاه ها، همایش ها، سمینارها و کنفرانس ها
ماده ۱ آیین نامه نحوه برگزاری نمایشگاه ها، همایش ها، سمینارها و کنفرانس ها
منظور از گردهمایی در این آیین‌نامه، سمینار، همایش، بزرگداشت موضوع تبصره (۳) ماده (۱) قانون نحوه اعمال نظارت برکاهش هزینه‌های غیر ضرور و جلوگیری از تجمل گرایی ـ مصوب ۱۳۷۰ – می‌باشد.
ماده ۲ آیین نامه نحوه برگزاری نمایشگاه ها، همایش ها، سمینارها و کنفرانس ها
گردهمایی‌هایی بین‌المللی شناخته می‌شوند که دارای تمامی ویژگی‌های زیر باشند:
الف : با مشارکت یک یا چند سازمان یا انجمن تخصصی بین‌المللی برگزار شود.
ب : دارای هدف و موضوع بین‌المللی باشد ( یعنی همایش مخاطبینی از ملیت‌های گوناگون داشته یا موضوع مورد علاقه ملیت‌های مختلف را مورد بحث قرار می‌دهد.)
ج : شخصیت‌های مبرز از کشورهای مختلف در کمیته های برنامه‌ریزی آن عضویت و مشارکت فعال داشته باشند.
د : بخش قابل قبولی از سخنرانی‌ها و مقاله‌های علمی توسط شرکت کنندگان خارجی ارایه شود.
ماده ۳ آیین نامه نحوه برگزاری نمایشگاه ها، همایش ها، سمینارها و کنفرانس ها
برگزاری همایش‌های بین‌المللی توسط دستگاههای اجرایی منوط به تصویب هیأت وزیران است. وزیر یا بالاترین مقام اجرایی دستگاه موظف است پیشنهاد برگزاری هر همایش را حداقل شش ماه قبل از تاریخ برگزاری همایش و همراه با اطلاعات لازم نظیر نام، هدف و نتایج احتمالی برگزاری همایش و کشورها و یا سازمانهای مشارکت کننده و همچنین برآورد تقریبی هزینه‌های برگزاری آن به هیات وزیران ارایه نماید.
تبصره ۱- در کمیته علمی همایش‌هایی که جنبه علمی دارند لازم است تعدادی از استادان و محققان مبرز با تخصص مربوط از دانشگاهها و مراکز پژوهشی کشور حضور داشته باشند.
تبصره ۲- موارد استثناء که وزراء و روسای سازمانهای مستقل در ملاقاتها و برنامه‌های خارجی برگزاری یکی از موارد مندرج در ماده (۱) را تفاهم می‌نمایند از مدت مندرج در این بند مستثنی بوده و در اولین فرصت در جلسه هیات وزیران مطرح خواهد شد.
ماده ۴ آیین نامه نحوه برگزاری نمایشگاه ها، همایش ها، سمینارها و کنفرانس ها
جلسات کاری از قبیل مذاکرات، میزگرد، جشنواره و دوره‌های آموزشی نظری و کاربردی بلند مدت و کوتاه مدت که مؤسسات آموزشی و دستگاههای اجرایی در راستای انجام وظایف قانونی خود با حضور و یا استفاده از اتباع خارجی یا نمایندگان سایر دولت‌ها و یا سازمانهای بین‌المللی برگزار می‌نمایند، همایش بین‌المللی تلقی نشده و مشمول این آیین نامه نمی‌باشد.
ماده ۵ آیین نامه نحوه برگزاری نمایشگاه ها، همایش ها، سمینارها و کنفرانس ها
همایش‌هایی که با حضور رؤسا و اعضای هیأت نمایندگی دایم یا موقت دولت‌های خارجی و یا سازمانهای بین المللی در ایران برگزار می شود ، همایش بین‌المللی تلقی نمی‌گردد.
ماده ۶ آیین نامه نحوه برگزاری نمایشگاه ها، همایش ها، سمینارها و کنفرانس ها
برگزاری سمینار، کنگره، بزرگداشت، گردهمایی که فاقد شرایط مندرج در این آیین نامه باشد تحت عنوان بین‌المللی توسط دستگاههای اجرایی به استثنای وزارت خارجه ممنوع است.
ده قانون طلائی برای برگزاری نمایشگاه ها، همایش ها، سمینارها و کنفرانس ها
۱ تاریخ برگزاری مراسم را با دقت و وسواس خاصی معین کنید. برای برگزاری همایش فقط روزهای تعطیل و تعطیلات آخر هفته را در نظر نگیرید بلکه به تاریخ همایش های رقیبان نیز توجه داشته باشید. زمانی که یک نمایشگاه صنعتی بزرگ و جهانی در شهرتان برگزار می شود، شما می توانید عدهٔ زیادی از شرکت کنندگان در یک کنفرانس چند روزهٔ صنعت اتومبیل را به وجد بیاورد.
۲ باید هدف از همایش روشن باشد. برگزاری یک همایش شبانه در قالب یک نمایشگاه وقتی هدف خاصی داشته باشد، افراد بیشتری را راضی نگه می دارد، اما اگر هدف نداشته باشد کاملاً برعکس عمل می کند. مثل وقتی که جشن شبانه فقط به منظور تشویق خشک و خالی یکی از همکارانتان باشد.
۳ برای پیش غذا و نوشیدنی ارزش قائل شوید. حتی یک نمایش حرفه ای و سازمان یافته هم می تواند به دلیل نامرغوبی غذا یا مدیریت بد به شکست منتهی شود. انتخاب نوع غذا و نوشیدنی خود ملاک ارزشیابی میهمانان است.
۴ هنگام برنامه ریزی برای جشن ها به نیازهای فردی میهمانان نیز توجه داشته باشید. در صورت برگزاری مراسم دیدار دانش آموزان سابق یک مدرسهٔ خصوصی، برگزار کننده و مدیر مراسم نباید سخنرانی سه یا چهار تن از استادان را در آغاز برنامه قرار دهد. این کار، مراسم را از هدف اصلی آن دور می کند. شرکت کنندگان دوست دارند ابتدا با یکدیگر تبادل نظر کرده، کنجکاوی ها و سؤالات خود را برطرف کنند و راجع به مشاجرت و دعواهای گذشته خود صحبت کنند. در مقابل، قرار دادن یک سخنرانی پس از صرف غذا، یعنی درست وقتی که گرسنگی مهمانان برظرف شد، کنجکاوی آنها را افزایش می دهد. مدعوین باید احساس کنند که در یک مراسم استاندارد و همیشگی قرار نگرفته اند، بلکه نکات برنامه به صورت کاملاً جداگانه و ویژه برای عموم در نظر گرفته شده است. یک همایش باید خلاق و متنوع باشد. برای این کار یک تیم سازماندهی شده با نظرات مختلف انتخاب کنید تا گوناگون ترین ایده ها، قابل مطرح شدن باشند.1
۵ یک بودجهٔ متناسب بریا همایش در نظر بگیرید. یک بودجهٔ سخاوتمندانه، تضمینی بر برگزاری موفق همایش و ماندگاری آن در ذهن میهمانان نیست. پیش از هر چیز به شکل دعوتنامه توجه کنید یا به جای غذاهای گران و پر هزینه غذاهای ساده و اصیل انتخاب کنید.
۶ برای همایش چارچوب های شایسته در نظر بگیرید. شکل و قالب همایش باید با علت و هدف آن متناسب باشد.
۷ به زمان برگزاری جشن و اینکه بلاخره جشن تمام می شود توجه داشته باشید. اگر روند برگزاری جشن بسیار عالی است، لازم است جشن سر ساعت به پایان رسد. تنها دراین صورت است که همایش خاطره ٔ بسیار خوبی در اذهان باقی خواهد گذاشت.
۸ محل برگزاری جشن را بر اساس نوع جشن یا شعار تبلیغاتی آن تعیین کنید. مثلاً محل برگزاری یک گفت و گو در قالب میزگرد که نمایندگان معروف و مشهور معتبرترین شرکت ها در آن دعوت دارند، در اتاق جنبی یک مهمانخانهٔ مجلسی قابل برگزاری نیست، همچنین برای برگزاری جشنی با شعار “آینده نیازمند سنت است” بهتر است یک قصر اشرفی قدیمی و باستانی را انتخاب کرد، نه یکی از هتل های مرسوم و مخصوص برگزاری جشن ها را.
۹ روابط عمومی قوی داشته باشید. برای موفق برگزار کردن یک مراسم باشکوه شما نیازمند برقراری ارتباط با دیگران ارائه می دهد. وقتی که شما در روز افتتاح مؤسسهٔ نوساز خود موفقیت کسب می کنید، باید به افراد اجازه دهید تا شما را به خوبی بشناسند. تنها در این صورت است که همگان با شما آشنا می شوند.
۱۰ شکل و شمایل دعوتنامه نوعی کارت ویزیت برگزارکنندگان است. دعوتنامه اولین تأثیر را روی میهمانان می گذارد و باید این احساس را در آنها ایجاد کند که با نیامدن آنها به همایش، برگزارکنندگان چیزی را از دست خواهند داد. ظاهر ویژهٔ یک دعوتنامه، برای یک بازدند رسمی، در شرکت کنندگان علاقه و حوصله به وجود می آورد. یک دعوتنامه با شکل و شمایل خسته کننده این شک را در مدعوین ایجاد می کند که جلسه، فوق العاده خسته کننده و یکنواخت است.
