آفیس یکی از برنامه های بسیار کاربردی است که بنا به لزوم انجام اکثر کارها با این برنامه ها، هر کسی باید حتی در سطح مقدماتی نیز این برنامه را یاد بگیرد. در این مطلب به معرفی آفیس 2016 که به تازگی از سوی شرکت مایکروسافت عرضه شده است و همچنین قابلیت های جدیدش می پردازیم.
آفیس ۲۰۱۶ را می‌توان جدی‌ترین قدم مایکروسافت در تغییر وجه مجموعه نام‌آشنای آفیس از یک برنامه انفرادی به سوی یک سرویس اشتراکی مبتنی بر پردازش ابری و کار به صورت گروهی قلمداد کرد که بدون شک استفاده از طیف وسیعی از سرویس‌های آنلاین گوگل و علل خصوص موجودیت کروم بوک ها را با خطر جدی مواجه می‌کند. در ادامه در فارنت با ما همراه باشید تا نگاهی بیندازیم به جدیدترین قابلیت‌های گنجانده شده در این مجموعه.
امکان ویرایش اسناد به صورت گروهی
آفیس ۲۰۱۶ امکان کار بر روی یک پروژه را در آن واحد از چند نقطه امکان‌پذیر می‌کند؛ بدین ترتیب کاربران می‌توانند با انتخاب گزینه “Groups”، به صورت گروهی بر روی یک سند کار نمایند.ظاهر کلی برنامه‌های آفیس ۲۰۱۶ نسبت به نسخه قبلی که حدود سه سال پیش عرضه گردید، تغییر چندانی به خود ندیده به طوری که به طور پیش‌فرض هنوز هم ورد، اکسل و پاورپوینت به ترتیب با رنگ‌های آبی، سبز و قرمز شناخته می‌شوند. البته بر کسی پوشیده نیست که در میان برنامه‌های نسخه جدید آفیس یکپارچه سازی خوبی صورت گرفته به طوری که با یک دکمه می‌توان از طریق اسکایپ با دیگران در ارتباط بود و یا اسناد را با آن‌ها به اشتراک گذاشت.
یکی دیگر از قابلیت‌های اصلی آفیس ۲۰۱۶، یونیورسال بودن تمامی برنامه‌ها می‌باشد به طوری که می‌توان از تمامی آن‌ها بر روی هر دستگاه قدرت گرفته از ویندوز ۱۰ همچون سیستم رومیزی، تبلت، گوشی هوشمند، کنسول بازی و یا حتی هولولنز استفاده کرد. ردموندی ها آفیس ۲۰۱۶ را طوری طراحی کرده‌اند که انجام کار گروهی بر روی یک سند (اعم از فایل ورد، اکسل، پاورپوینت و …) به ساده‌ترین شکل امکان‌پذیر باشد به گونه‌ای که می‌توان از طریق دکمه اشتراک گزاری تعبیه شده بر روی نوار ابزار یک فایل را با همکاران سهیم شد و میزان دسترسی آن‌ها را هم تعیین کرد!
به طور پیش‌فرض امکان اشتراک گذاری استاد از طریق ایمیل برای همگان قابل دسترس بوده، با این حال کاربران تجاری می‌توانند آن را محدود کرده و صرفاً چند نفر را مجاز به انجام این عمل نمایند؛ البته این نکته را نباید از یاد برد که پس از اشتراک گزاری می‌توان لیست افرادی هم که در حال ویرایش آن هستند را مشاهده نمود.
علاوه بر موارد فوق، همان‌طور که انتظار می‌رفت سرانجام در تمامی نرم‌افزارهای آفیس ۲۰۱۶ قابلیت نوار زمان گنجانده شده که با استفاده از آن می‌توان تمامی رونوشت‌ها صورت گرفته بر روی یک سند توسط دیگران را مشاهده کرد. البته این قابلیت تا پیش از این از طریق آفیس آنلاین نیز قابل استفاده بود و عملکردی مشابه با آنچه در Google Drive ناظر هستیم را ارائه خواهد کرد.
همان‌گونه که گفته شد در این نسخه از آفیس، پیام‌رسان اسکایپ با آن به صورت کامل یک پارچه شده به طوری که برای برقراری تماس تصویری نیاز به خرید اکانت تجاری آن نیست. این قابلیت شرکت‌های استفاده کننده را قادر می‌سازند تا بدون نیاز به پیام‌رسان درون برنامه دیگری همچون Slack، از داخل نرم‌افزارهای آفیس با یکدیگر در ارتباط باشند؛ این امکان به خودی خود می‌تواند باعث افزایش کاربران اسکایپ نیز شود. یکی دیگر از ویژگی‌های جزئی تعبیه شده در آفیس ۲۰۱۶، امکان استفاده از Windows Hello به‌جای رمز عبور است.
البته لازم به ذکر است که اکثر قابلیت‌های فوق، سال گذشته با یک به‌روزرسانی به نسخه تحت وب آفیس ۲۰۱۳ افزوده شده بود، با این حال هم‌اکنون اغلب کاربران این مجموعه که از نسخه دسکتاپ استفاده می‌کنند نیز می‌توانند از آن‌ها بهره‌مند شوند.
جایگزین شدن کورتانا به‌جای ابزار جستجو و Clippy
اگر امکان دسترسی گروهی به اسناد تحت کلود اصلی‌ترین قابلیت آفیس ۲۰۱۶ به شمار آید، بدون شک دسترسی به دستیار صوتی کورتانا در آن دومین ویژگی مهم محسوب می‌شود. ردموندی ها سعی کرده‌اند تا آنجا که می‌شود آفیس ۲۰۱۶ را سازگار با قابلیت‌های ویندوز ۱۰ طراحی کنند؛ اکنون می‌توان به صورت درون برنامه‌ای دستورات صوتی را برای اجرا به کورتانا دیکته کرد.
به عنوان مثال برای نوشتن لیستی از قرار ملاقات می‌توان از کورتانا خواست تا آن‌ها را به صورت مستقیم از برنامه تقویم اولت‌لوک استخراج کرده و ارائه دهد. در همین حال، کورتانا امکان جستجوی هوشمند را در برنامه‌های مختلف آفیس ۲۰۱۶ امکان‌پذیر کرده است به طوری که اکنون دیگر نیاز نیست برای جستجو راجع یک لغت در اینترنت، مرورگر را باز کنید زیرا این امکان از درون خود برنامه قابل دسترس بوده، با این حال گزینه باز کردن مرورگر نیز تعبیه شده. بدون شک مایکروسافت برای جستجوهای انجام شده در آفیس ۲۰۱۶ از موتور بینگ استفاده می‌کند، اما هنوز مشخص نشده که همچون گذشته امکان تغییر با نمونه گوگلی وجود دارد یا خیر!
در آفیس ۲۰۱۶، سوئیچ مابین نرم‌افزارهای آن نیز راحت‌تر شده و به لطف نوار جدیدی موسوم به Tell Me، می‌توان بدون نیاز به مراجعه راهنما و یا استفاده از شورت کات Alt-Q، تنها با تایپ نام ابزار موردنظر آن را فراخوانید. به عنوان مثال در برنامه اکسل برای رسم نمودار جدید کافی است در کادر مذکور کلمه Sunburst را تایپ نمایید؛ البته با انجام این کار یک نمودار جدید رسم نمی‌شود، بلکه منوی انتخاب ابعاد آن در اختیار شما قرار خواهد گرفت.
اوت‌لوک
باید به این نکته اغراق کرد در بین تمامی برنامه‌های آفیس ۲۰۱۶، اوت‌لوک بیشترین قابلیت‌های جدید را نسبت به نسخه قبلی دریافت کرده است. با استفاده از این برنامه می‌توان به سرعت کلمات را در میان تمام ایمیل‌ها جستجو کرد، ایمیل‌هایی که در اولویت های بعدی قرار دارند را به صورت خودکار پاک کنید و یا اسناد مهم خود را به صورت خودکار در وان‌درایو ذخیره کرده و لینک آن را در ایمیل‌های ارسال ضمیمه نمایید.
در نسخه جدید اوت‌لوک با استفاده از گروه‌های آفیس ۳۶۵، می‌توانید گروه‌های خود را به هم متصل نگه دارید. این قابلیت به کاربران اجازه می‌دهد تا به راحتی تیم های عمومی یا خصوصی تشکیل دهند. در کنار موارد ذکر شده، اوت‌لوک ۲۰۱۶ دارای یک ابزار هوشمند به نام Clutter بوده که به مرور زمان موارد مورد علاقه شما را تشخیص داده و ایمیل‌های دریافتی جدید را بر مبنای آن برچسب گزاری می‌کند.
البته این نکته را به یاد داشته باشید که ممکن است برفرض اشتباه، Clutter برخی ایمیل‌های کم‌اهمیت را بر حسب رفتار شما در پوشه هرزنامه قرار دهد از این رو برای جلوگیری از این موضوع حتی ایمیل‌های کم اهمیت را هم کنترل نمایید،ابزار مذکور را غیرفعال کرده و یا اینکه هر از چند گاهی نیز من باب احتیاط پوشه هرزنامه را هم کنترل کنید. نکته مبهمی که ما نیز از آن سردر نیاوردیم، دلیل باز طراحی جداگانه اوت‌لوک قرار داده شده در آفیس ۲۰۱۶ در مقابل اپلیکیشن یونیورسال قرار داده شده این برنامه در استور ویندوز ۱۰ است!
اکسل
برنامه اکسل نیز چند قابلیت جدید را دریافت کرده که از جمله آن‌ها می‌توان به اضافه شدن شش نمودار جدید از جمله Waterfall (آماری)، Pareto (آماری)، Treemap (سلسله مراتبی) و Sunburst (توزیع داده) اشاره کرد. همچون برنامه‌های دیگر، در اکسل ۲۰۱۶ نیز قابلیت Tell Me به خوبی عمل می‌کند به طوری که تنها می‌توان با تایپ نام یک نمودار، آن را فراخواند.
Planner و Delve
در حالی که طبق روال همه ساله، در نسخه جدید آفیس نیز ابزارهای مهمی همچون ورد، اکسل و پاورپوینت به قابلیت‌های تازه مجهز شده‌اند، با این حال آفیس ۲۰۱۶ دارای چندین ابزار جدید برای اهالی کسب کار است که از جمله آن‌ها می‌توان به Planner و Delve اشاره کرد.Planner ابزاری مبتنی بر وب همچون Trello یا Asana بوده که کمک می‌کند بر پیشرفت پروژه گروهی خود نظارت داشته باشید و مطمئن شوید که اعضای گروه به درستی تمام وظایف خود را انجام می‌دهند.
Delve نیز ابزاری مشابه با Planner بوده که نظارت کاملی بر روی کارهای صورت گرفته توسط هر یک از اعضای گروه را به ارمغان می‌آورد. البته همچون Trello، در این برنامه نیز امکان فیلتر کردن کارت‌های وظیفه بر اساس یک معیار خاص امکان‌پذیر بوده و به مرور زمان و با شناخت علایق شما، ابزارهای کمکی بیشتر را هم پیشنهاد خواهد داد. این نکته را بایستی یادآور شویم که برای استفاده از این دو ابزار حتماً باید اکانت آفیس ۳۶۵ را تهیه کرده باشید.
Sway
Sway به افراد کمک می‌کند تا همانند پاورپوینت، فایل‌های ارائه بسازند و آن‌ها را به صورت آنلاین نیز نمایش دهند. همچنین با استفاده از این برنامه شما و همکاران یا دوستانتان می‌توانید همزمان بر روی یک پروژه کار کنید.با Sway قادر هستید تمام ایده‌هایی که به ذهنتان می‌رسد را به سرعت در ذخیره کنید و در فرصتی مناسب به آن شاخه و برگ دهید.
این برنامه به خوبی برای اجرا بر روی صفحات لمسی بهینه شده و امکان پیوست فایل ویدئویی را هم دارا می‌باشد. البته در صورت تمایل می‌توانید ارائه‌های خود را در سرورهای مایکروسافت ذخیره کرده، اما همچنان انتخاب یک آدرس URL اختصاصی امکان‌پذیر نخواهد بود.Sway هم‌اکنون از حالت آزمایشی خارج شده و دیگر برای استفاده از امکانات آن نیاز به ارسال دعوت‌نامه نیست.
